Бухгалтерия для ИП на УСН в 2026 году: как вести самому

Книга учёта доходов и расходов (КУДиР) — единственный обязательный регистр. В неё заносятся все поступления, а на объекте «Доходы минус расходы» — ещё и затраты. Сдавать книгу никуда не нужно, но по требованию налоговой её предъявляют, поэтому вести её нужно в течение всего года, а не восстанавливать перед проверкой.

Полноценный бухгалтерский учёт предпринимателю вести не обязательно. Баланс, отчёт о финансовых результатах и прочая отчётность, обязательная для ООО, для ИП не требуется — это прямо предусмотрено законом о бухгалтерском учёте. Достаточно налогового учёта доходов и расходов.

Первичные документы — акты, накладные, платёжки, чеки — нужно хранить пять лет. На объекте «Доходы минус расходы» без них расход нельзя подтвердить, а значит, и учесть при расчёте налога. Если есть работники, добавляется кадровый учёт и отчётность по ним, но это уже отдельная тема.

Два объекта налогообложения. «Доходы» — 6% со всей выручки: расходы не учитываются, зато и подтверждать ничего не надо. Выгоден, когда затрат мало: услуги, консалтинг, IT. «Доходы минус расходы» — 15% с прибыли, а в Санкт-Петербурге ставка снижена до 7%. Выгоден, когда затраты составляют больше 60–70% выручки, но каждый расход придётся подтверждать документами, и перечень допустимых расходов закрытый.

Объект выбирается при переходе на УСН и меняется только с 1 января следующего года — среди года переключиться нельзя. Поэтому если сомневаетесь, посчитайте оба варианта заранее.

Лимиты щедрые: право на упрощёнку сохраняется при доходе до 450 млн ₽ (с индексацией — фактически около 490,5 млн) и численности до 130 человек. Повышенные ставки 8% и 20% отменены с 2025 года — теперь при любом доходе в пределах лимита действует базовая ставка.

Предприниматель платит фиксированные взносы «за себя» — 57 390 ₽ за текущий год, срок до 28 декабря, — плюс 1% с дохода свыше 300 000 ₽ (до 1 июля следующего года). Это обязательство не зависит от того, был ли доход.

Но эти же взносы уменьшают налог, и здесь кроется главная экономия на УСН «Доходы». ИП без работников вычитает взносы из налога полностью, без ограничения: если сумма взносов равна налогу или больше, платить налог не придётся вовсе (п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ). Ограничение в 50% относится только к предпринимателям с наёмными сотрудниками — а это как раз путают чаще всего, и ИП-одиночки уменьшают налог лишь наполовину, теряя деньги.

Ещё важная деталь: с 2023 года достаточно, чтобы взносы подлежали уплате в текущем году, — фактически перечислять их заранее, чтобы уменьшить квартальный аванс, не нужно. На объекте «Доходы минус расходы» механика другая: там взносы уменьшают не налог, а налоговую базу, попадая в расходы.

Долгое время «упрощёнка = без НДС» было аксиомой. С 2025 года это не так, и предпринимателю на УСН нужно понимать новые правила, даже если порог пока далеко.

Освобождение от НДС сохраняется, пока доход за предыдущий год не превысил 20 млн ₽ (по итогам 2025 года; далее порог снижается до 15 млн, затем до 10 млн). Пока вы под порогом — ничего не меняется, НДС вас не касается. Как только доход за прошлый год его перешагнул, с нового года вы становитесь плательщиком налога.

Тогда появляется выбор. Можно взять пониженную ставку 5% (при доходе до 250 млн) или 7% (до 450 млн), но без права принимать к вычету входной НДС от поставщиков. А можно платить по общей ставке 22% и вычетом пользоваться. Что выгоднее — зависит от доли закупок с НДС в вашей выручке. Для большинства небольших ИП порог недостижим, но растущему бизнесу этот расчёт стоит держать в поле зрения.